Polen inför KSeF: därför blir e-fakturering obligatorisk och vad det betyder
Uppdaterad: januari 2026.
Polen är på väg att göra strukturerade e-fakturor till norm genom KSeF (Krajowy System e-Faktur), ett nationellt system där fakturor skapas, skickas, tas emot och lagras i ett gemensamt digitalt flöde. Syftet är både skattepolitiskt och praktiskt: bättre förutsättningar att motverka momsbedrägerier, mer standardiserade företagsprocesser och en mer datadriven skatteförvaltning.
Vad är KSeF i praktiken?
KSeF är en statlig, centraliserad plattform för så kallade fakturor ustrukturyzowane, det vill säga strukturerade e-fakturor i ett standardiserat format. Systemet hanterar hela kedjan från utfärdande till åtkomst och lagring, och varje faktura får ett unikt identifikationsnummer i KSeF. Det gör att fakturainformationen i högre grad blir maskinläsbar data som kan integreras i ekonomisystem, bokföring och kontroller.
När blir KSeF obligatoriskt?
De polska myndigheterna kommunicerar ett stegvis införande. Från den 1 februari 2026 omfattas stora aktörer vars försäljningsvärde 2024 översteg 200 miljoner PLN (inklusive moms). Från den 1 april 2026 utvidgas kravet till övriga företag som omfattas av faktureringsskyldighet, med särskilda lättnader eller uppskov för de minsta aktörerna i vissa fall.
Varför inför Polen KSeF? Fem drivkrafter bakom reformen
1. Skattepolitik och brottsbekämpning: bättre träffsäkerhet i momskontroller
En bärande tanke är att strukturerade B2B-fakturor passerar genom ett gemensamt system, vilket ger skattemyndigheten snabbare och mer standardiserad tillgång till fakturadata. EU-beslutet som gav Polen ett särskilt undantag för att kunna införa obligatorisk e-fakturering lyfter just detta: åtgärden ska stärka analysförmågan, möjliggöra mer automatiska konsistenskontroller (till exempel mellan deklarerad och betald moms) och förbättra verifieringen av anspråk på momsåterbetalning.
2. EU-ramen: Polen behövde ett undantag, samtidigt som EU digitaliserar momsflöden
För att kunna kräva obligatorisk e-fakturering inom ramen för EU:s momssystem behövde Polen ett undantag. Det kom genom Council Implementing Decision (EU) 2022/1003, som tillåter avvikelse från vissa regler i momsdirektivet för att kunna kräva e-fakturering i den omfattning som beslutet avser.
Parallellt driver EU en bredare reformagenda genom VAT in the Digital Age (ViDA). Paketet antogs i mars 2025 och rullas ut stegvis, med digitala rapporteringskrav för gränsöverskridande B2B-transaktioner från 1 juli 2030 och fortsatt harmonisering av nationella lösningar fram till 2035.
3. Digitalisering och effektivisering: från dokument till data
KSeF handlar inte enbart om kontroll. Genom standardformat och central distribution flyttas fakturan från att vara ett “dokument” (PDF/papper) till att bli strukturerad data som kan automatiseras i företagens flöden, vilket i sin tur kan minska manuellt arbete och friktion i fakturahantering och bokföring. Det är också en återkommande poäng i myndighetsmaterial: standardisering, snabbare cirkulation och mindre osäkerhet om fakturans leverans och åtkomst.
4. Företagsnytta: konkreta lättnader som motiverar omställningen
I polska myndighetskällor återkommer flera praktiska nyttor. Exempel som lyfts är kortare standardfrist för momsåterbetalning när e-fakturor används i KSeF (40 dagar i stället för 60), minskat behov av egen arkivering av fakturor genom lång central lagring, mindre risk för fel via standardiserat format, snabbare dokumentcirkulation samt enklare import av fakturadata till ekonomisystem.
5. Politisk och administrativ riktning: en större digitaliseringsresa för KAS
KSeF passar in i en bredare plan för digitalisering av Krajowa Administracja Skarbowa (KAS). På den polska myndighetsportalen beskrivs att KAS löpande publicerar planerade e-tjänster och förändringar inom en flerårsplan för 2026–2028, just för att företag ska kunna förbereda sig i god tid.
Avslutande kommentar
För företag handlar KSeF i praktiken om mer än ett nytt fakturaformat: det är ett skifte mot standardiserade, datadrivna flöden där fakturan blir en integrerad del av rapportering och kontroller. Och i ett EU som samtidigt rör sig mot mer digital momsrapportering via ViDA är KSeF ett tydligt exempel på riktningen: mer struktur, mer automation och mer realtidsnära uppföljning.